Het uitgangspunt in de werkkostenregeling (WKR) is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor de zogenoemde ‘intermediaire kosten’ (kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak).
Vrije ruimte
De werkkostenregeling biedt werkgevers een vrije ruimte voor het doen van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers. Een werkgever kan zelf vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen die binnen de vrije ruimte vallen en de vergoeding/verstrekking kan per werknemer verschillen omdat van belang alleen is of het totaal binnen de vrije ruimte blijft. De vrije ruimte is vanaf 2015 vastgesteld op 1,2% van de totale fiscale loonsom. Wanneer het maximum van de vrije ruimte is bereikt, worden alle volgende vergoedingen en verstrekking belast in de vorm van een eindheffing van 80%.
Voor de vrije ruimte wordt niet gekeken of het gaat om zakelijke kosten, er geldt alleen een gebruikelijkheidstoets: aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, vormt normaal belast loon van de werknemer en verschijnt dus ook op de loonstrook van de werknemer.
Vanaf 2016 is deze gebruikelijkheidstoets overigens aangescherpt. Niet alleen de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling zelf moet vanaf 2016 gebruikelijk zijn, maar het moet ook gebruikelijk zijn dat uw werknemer deze belastingvrij van u krijgt en dat u de belasting via eindheffing voor uw rekening neemt. Zo is het bijvoorbeeld niet gebruikelijk om de belasting over het maandloon van uw werknemers voor uw rekening te nemen.
Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook voor maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen bestaat een gerichte vrijstelling.
Voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur geldt op basis van het noodzakelijkheidscriterium een gerichte vrijstelling. Op basis van het noodzakelijkheidscriterium is een vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor het werk.
Vaste kostenvergoeding
Ook onder de WKR is een vaste kostenvergoeding mogelijk. U moet dan wel een onderscheid maken tussen gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten. Vergoedingen van overige posten zijn loon. U mag deze onderbrengen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een onbelaste vaste kostenvergoeding geven als u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u dit onderzoek herhaalt als de Belastingdienst daarom vraagt.
Al met al blijft de WKR een lastige materie. Laat u dan ook goed adviseren!
Léonie Boon
fiscalist bij Kennemerwaert Groep
Maerten van Heemskerckstraat 34
1961 EB Heemskerk
T: 0251 – 257 957
F: 0251 – 257 959
Plaats een reactie